Ontslagvergoeding berekenen: regels, opzegtermijn en aandachtspunten

Overweegt u een werknemer te ontslaan of heeft u recent een ontslag doorgevoerd? Dan wilt u precies weten wanneer u een opzeggingsvergoeding moet betalen en hoe u het bedrag correct berekent. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat u moet doen en waar u op moet letten. Zo vermijdt u juridische fouten en weet u precies wat de wet van u als werkgever verwacht. Ontdek hieronder alles over de correcte berekening van uw ontslagvergoeding.

Wanneer is een ontslagvergoeding verschuldigd?

Als u een werknemer ontslaat, hebt u twee opties: de wettelijke opzegtermijn laten presteren of de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigen. Kiest u voor die tweede optie, dan bent u een opzeggingsvergoeding (ook wel verbrekingsvergoeding genoemd) verschuldigd. Dit geldt voor zowel arbeiders als bedienden.

De vergoeding wordt berekend op basis van het brutoloon, aangevuld met premies en voordelen zoals vakantiegeld, een eindejaarspremie of een firmawagen. U bent wettelijk verplicht deze vergoeding in één keer uit te betalen bij de eerstvolgende loonberekening na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Wanneer is er geen ontslagvergoeding verschuldigd?

Niet elk ontslag leidt tot een opzeggingsvergoeding. Bij ontslag om dringende reden is geen opzegtermijn en geen vergoeding verschuldigd. Denk aan situaties zoals diefstal, fraude of herhaaldelijk ongewettigd afwezig zijn. U moet als werkgever wel de wettelijke procedure strikt volgen: de dringende reden melden via een aangetekende brief of deurwaardersexploot, binnen drie werkdagen na kennisname van de feiten.

Neemt een werknemer zelf ontslag, dan geldt er eveneens geen vergoeding vanuit de werkgever. Let op: als de werknemer vertrekt zonder de opzegtermijn te presteren, is hij of zij aan u als werkgever een verbrekingsvergoeding verschuldigd.

Tot slot kunt u als werkgever ook te maken krijgen met de ontslagmotivering (CAO nr. 109). De werknemer kan u schriftelijk vragen om de redenen van het ontslag mee te delen. Zorg er daarom voor dat u de ontslagbeslissing altijd goed documenteert.

Hoe berekent u de opzegtermijn en de opzeggingsvergoeding?

De berekening van de opzegtermijn hangt af van twee factoren: de anciënniteit van de werknemer en het brutoloon op het moment van ontslag. Sinds de Wet Eenheidsstatuut van 1 januari 2014 gelden voor arbeiders en bedienden dezelfde opzegregels.

Is uw werknemer na 1 januari 2014 in dienst getreden, dan berekent u de opzegtermijn rechtstreeks op basis van de wettelijke tabel. Voor werknemers die al vóór 2014 in dienst waren, geldt een overgangsregeling. Hun opzegtermijn bestaat uit twee delen: deel 1 op basis van de anciënniteit vóór 2014 (oude regeling) en deel 2 op basis van de anciënniteit vanaf 2014 (nieuwe regeling). De som van beide delen vormt de totale opzegtermijn.

Kiest u ervoor om de opzegtermijn niet te laten presteren, dan betaalt u een opzeggingsvergoeding die overeenkomt met het loon voor de volledige opzegtermijn. Sociale secretariaten zoals Liantis, Acerta of Securex bieden online calculators aan waarmee u het exacte bedrag kunt berekenen.

Opzegtermijnen berekenen in maanden en weken

Voor werknemers die vóór 1 januari 2014 in dienst zijn getreden, bestaat de opzegtermijn uit twee delen. U telt de uitkomst van beide delen bij elkaar op om de totale opzegtermijn te bepalen.

Deel 1 (anciënniteit vóór 1 januari 2014)

Het eerste deel berekent u op basis van de anciënniteit die de werknemer vóór 1 januari 2014 heeft opgebouwd. De regels verschillen hier nog tussen bedienden en arbeiders.

Voor bedienden met een brutojaarloon tot € 32.254 (op 31 december 2013) geldt een opzegtermijn van drie maanden per begonnen schijf van vijf jaar anciënniteit. Bij een brutojaarloon boven € 32.254 geldt één maand per begonnen jaar anciënniteit, met een minimum van drie maanden. De opzegtermijn van deel 1 wordt uitgedrukt in maanden.

Deel 2 (anciënniteit vanaf 1 januari 2014)

Het tweede deel berekent u op basis van de anciënniteit vanaf 1 januari 2014. Hier geldt voor arbeiders en bedienden dezelfde wettelijke tabel, ongeacht het loonniveau. De opzegtermijn wordt uitgedrukt in weken en loopt progressief op naarmate de werknemer langer in dienst is.

Enkele voorbeelden uit de wettelijke tabel bij ontslag door de werkgever: vijf jaar anciënniteit geeft 18 weken opzegtermijn, tien jaar geeft 30 weken en twintig jaar geeft 62 weken.

Werkte uw werknemer pas na 1 januari 2014 bij u, dan is alleen deel 2 van toepassing en hoeft u geen berekening in maanden te maken.

Anciënniteit en de invloed op uw opzegtermijn

De anciënniteit van uw werknemer is de belangrijkste factor bij de berekening van de opzegtermijn. Hoe langer de werknemer ononderbroken in dienst is, hoe langer de opzegtermijn en dus hoe hoger de eventuele vergoeding. U hanteert de anciënniteit op het moment waarop de opzegtermijn ingaat, niet op het moment van de ontslagbeslissing zelf.

Opbouw van de opzeggingsvergoeding

De opzeggingsvergoeding wordt berekend op basis van het lopend loon op het moment van ontslag. Daarbij telt niet alleen het brutoloon mee, maar ook een reeks bijkomende looncomponenten. De volgende elementen neemt u mee in de berekening: vakantiegeld (enkel en dubbel), de eindejaarspremie, het privégebruik van een firmawagen, maaltijdcheques, een gsm- of laptopvergoeding, een groepsverzekering en eventuele ploegenpremies. Variabel loon, zoals commissies of bonussen, berekent u als het gemiddelde van de laatste twaalf maanden.

Niet alle premies tellen mee. Eenmalige premies, zoals een aanwervingsbonus, vallen buiten de berekening. Overloon voor structureel gepresteerde overuren neemt u wél op, maar incidentele overuren niet.

Hoe berekent u het lopend loon voor de opzeggingsvergoeding?

U vertrekt altijd van het brutoloon op het moment van ontslag. Toekomstige loonsverhogingen of geplande indexeringen mag u niet meenemen in de berekening. Alleen het loon dat op dat moment verschuldigd is, telt mee.

Omdat de opzegtermijn van deel 2 in weken wordt uitgedrukt, moet u het maandloon vaak omrekenen naar een weekloon. Dat doet u met de formule: brutomaandloon x 3 gedeeld door 13. Een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 heeft dus een weekloon van € 692,31.

Voordelen in natura, zoals een firmawagen of een gsm, rekent u om naar hun maandelijkse waarde. Deze wordt meestal forfaitair bepaald. De waarde van een firmawagen varieert doorgaans tussen € 200 en € 600 per maand, afhankelijk van het type voertuig.

Heeft uw werknemer een variabel loongedeelte, dan neemt u het gemiddelde van de laatste twaalf maanden als basis. Zo vermijdt u dat een uitzonderlijk goede of slechte maand de berekening vertekent.

Ontslagvergoeding voor arbeiders berekend op basis van de opzegtermijn

Voor arbeiders die na 1 januari 2014 in dienst zijn getreden, gelden exact dezelfde opzegtermijnen en berekeningsregels als voor bedienden. Het eenheidsstatuut maakt hier geen onderscheid meer.

Is uw arbeider vóór 2014 in dienst getreden, dan verschilt de berekening van deel 1 wel degelijk van die voor bedienden. Waar bedienden terugvallen op een berekening in maanden, wordt de opzegtermijn van deel 1 voor arbeiders uitgedrukt in kalenderdagen. De meeste arbeiders vallen hiervoor terug op het systeem van CAO nr. 75 of op een sectorale regeling die gold op 31 december 2013. U kijkt dus naar de bepalingen die op dat moment van toepassing waren binnen het paritair comité van uw onderneming.

Omdat de opzegtermijn van deel 1 voor arbeiders doorgaans korter was dan voor bedienden, kan uw arbeider recht hebben op een ontslagcompensatievergoeding van de RVA. Deze vergoeding compenseert het verschil tussen de oude arbeidersregeling en de bediendeberekening. U hoeft deze vergoeding als werkgever niet zelf te betalen: de RVA kent ze rechtstreeks toe aan de werknemer.

Deel 2 berekent u voor arbeiders op dezelfde manier als voor bedienden: in weken, op basis van de wettelijke tabel. De totale opzegtermijn is de som van deel 1 (in kalenderdagen) en deel 2 (in weken).

Welke aandachtspunten gelden bij de berekening van een ontslagvergoeding?

Naast de berekening zelf zijn er een aantal praktische en juridische aandachtspunten die u als werkgever niet mag vergeten.

De opzegtermijn gaat altijd in op de maandag na de kennisgeving. Verstuurt u de opzeggingsbrief aangetekend, dan geldt de kennisgeving pas op de derde werkdag na verzending. Houd hier rekening mee bij het plannen van de einddatum. Een feestdag telt niet als werkdag en kan de kennisgeving dus vertragen.

Tijdens de opzegtermijn kan de werknemer ziek worden. In dat geval wordt de opzegtermijn geschorst voor de duur van de ziekte. Dit kan de effectieve einddatum van het contract aanzienlijk verschuiven. U betaalt dan uiteraard geen loon voor de ziekteperiode, maar de opzegtermijn loopt pas verder zodra de werknemer weer arbeidsgeschikt is.

Uw werknemer heeft ook het recht om een tegenopzeg te geven als hij of zij een nieuwe baan vindt. De opzegtermijn bij tegenopzeg is korter dan de oorspronkelijke termijn en bedraagt maximaal vier weken.

Tot slot moet u de opzeggingsvergoeding in één keer uitbetalen bij de eerstvolgende loonberekening na het einde van de arbeidsovereenkomst. Alleen bedrijven die erkend zijn als onderneming in moeilijkheden mogen de vergoeding in maandelijkse termijnen spreiden, en ook dan gelden strikte voorwaarden.

Ontslagbescherming en ontslagpremie

Bepaalde categorieën werknemers genieten wettelijke ontslagbescherming. Ontslaat u een beschermde werknemer zonder geldige reden, dan riskeert u een extra beschermingsvergoeding bovenop de gewone opzeggingsvergoeding.

De belangrijkste beschermde categorieën zijn zwangere werkneemsters en werkneemsters met moederschapsverlof, personeelsafgevaardigden in de ondernemingsraad of het comité voor preventie en bescherming op het werk, werknemers in tijdskrediet of loopbaanonderbreking, en werknemers die een klacht hebben ingediend wegens discriminatie of pesterijen.

De hoogte van de beschermingsvergoeding verschilt per categorie. Bij personeelsafgevaardigden kan deze oplopen tot twee, vier of zelfs acht jaar loon, afhankelijk van de anciënniteit. Bij zwangere werkneemsters bedraagt de vergoeding zes maanden brutoloon. Deze bedragen komen bovenop de gewone opzeggingsvergoeding en kunnen dus een aanzienlijke financiële impact hebben.

Voordat u een beschermde werknemer ontslaat, is het daarom sterk aan te raden om vooraf juridisch advies in te winnen bij uw sociaal secretariaat of een arbeidsrechtadvocaat. Zo vermijdt u kostbare fouten.

Outplacement: regels en voorwaarden

Outplacement is geen optioneel extraatje, maar in veel gevallen een wettelijke verplichting voor u als werkgever. Outplacement houdt in dat een erkend bureau uw ontslagen werknemer begeleidt bij de zoektocht naar een nieuwe baan.

U bent verplicht om outplacement aan te bieden in twee situaties. Ten eerste wanneer de opzegtermijn of de opzeggingsvergoeding minstens 30 weken bedraagt. De leeftijd van de werknemer speelt hierbij geen rol. Ten tweede wanneer de opzegtermijn korter is dan 30 weken, maar de werknemer minstens 45 jaar oud is én minstens één jaar ononderbroken in dienst.

De termijn waarbinnen u het aanbod moet doen, verschilt per situatie. Laat u de werknemer de opzegtermijn presteren, dan biedt u outplacement aan binnen vier weken na het begin van de opzegtermijn. Betaalt u een opzeggingsvergoeding, dan moet het aanbod er zijn binnen 15 kalenderdagen na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Bij een opzeggingsvergoeding van minstens 30 weken mag u vier weken loon inhouden op de vergoeding om de outplacementbegeleiding te financieren. De waarde van het outplacement moet minstens een twaalfde van het brutojaarloon bedragen, met een minimum van € 1.800 en een maximum van € 5.500. Biedt u geen outplacement aan terwijl u daartoe verplicht bent, dan behoudt de werknemer de volledige vergoeding zonder inhouding.

Professioneel advies nodig? Laat u begeleiden door een sociaal secretariaat

De berekening van een ontslagvergoeding is zelden eenvoudig. Zeker bij werknemers die al vóór 2014 in dienst waren, bij beschermde werknemers of bij complexe loonpakketten met variabele componenten loont het om professionele hulp in te schakelen.

Een sociaal secretariaat ondersteunt u bij de volledige ontslagprocedure. Denk aan de correcte berekening van de opzegtermijn en de vergoeding, het opstellen van de opzeggingsbrief, de naleving van de outplacementverplichtingen en de afhandeling van de sociale documenten zoals het C4-formulier.

Erkende sociale secretariaten zoals Acerta, Liantis, Securex, SD Worx en Partena Professional bieden elk hun eigen berekentools en advies op maat aan. De tarieven en dienstverlening verschillen per aanbieder, waardoor het loont om meerdere offertes te vergelijken voordat u een keuze maakt.

Via onze site vergelijkt u eenvoudig en vrijblijvend het aanbod van sociale secretariaten in uw regio. Zo vindt u snel de partner die het beste aansluit bij de noden van uw onderneming.